קו חם לפניות עובדים בעמותות

עמותה, כמו כל תאגיד סטטוטורי אחר נדרשת לגבש מדיניות ברורה בדבר הטיפול בתלונות עובדים.

מדיניות זו כוללת מספר רכיבים, לרבות :

  • קביעת גורם שאחראי על קבלת תלונות עובדים
  • קביעת מדיניות בדבר אופן הטיפול בתלונות שהתקבלו.
  • קביעת האמצעים באמצעותם ניתן יהיה להגיש את תלונות העובדים
  • בחינה האם התלונות המוגשות נדרשות להיות בעילום שם.
  • דרכי ההתמודדות עם תלונות שווא
  • מנגנוני הגנה על עובדים שהתלוננו .

מי הגורם האחראי לגבש מדיניות לטיפול בתלונות עובדים בעמותה ?

בהתאם להנחיות רשם העמותות   ועדת הביקורת היא הגורם הסטטוטורי  שאחראי על גיבוש מדיניות לאופן הטיפול בתלונות עובדים והיא זו שאמונה על בקרה ופיקוח שהמדיניות שגובשה מופעלת בפועל ביעילות ובאפקטיביות.   

"נדרשת ועדת הביקורת לקבוע הסדרים לגבי אופן הטיפול בתלונות של עובדי העמותה בקשר לליקויים בניהול ענייניה ולגבי  אופן ההגנה שתינתן להם" 

מי הגורם המתאים לטיפול בתלונות עובדים בעמותה?

מניסיון רב שנים בעמותות ותאגידים ללא כוונת רווח, ניתן לציין  3  חלופות טובות לטיפול בתלונות עובדים :

  • חלופה ראשונה – באמצעות ועדת הביקורת 

ישנן עמותות שהגדירו את ועדת הביקורת כגורם המקצועי שאמור לקבל את תלונות העובדים, לטפל ולתחקר את הארועים המדווחים, ולגבש המלצות ספציפיות בכל מקרה. 

  • חלופה שניה – באמצעות מבקר הפנים

ישנן עמותות בהם המבקר הפנימי מוגדר גם כממונה על פניות / תלונות עובדים. בהקשר זה הוא  הגורם המקצועי המקבל את התלונה, מבצע תחקור של הארוע ובמידה והתלונה נמצאה מוצדקת מגבש המלצות אופרטיביות לטיפול בארוע המדווח.

  • חלופה שלישית – באמצעות יועץ משפטי

ישנן עמותות שהגדירו את היועץ המשפטי (הפנימי או החיצוני) כגורם האחראי לקבל את התלונות של העובדים , לבצע את תחקור הארועים ולגבש ממצאים והמלצות.

ראוי לציין, כל החלופות הנ"ל שומרות על העיקרון שבו הגורם המטפל מוגדר כגורם מקצועי, אובייקטיבי, בלתי תלוי ושאינו מצוי בניגוד עניינים המסוגל לכאורה לטפל בתלונות המוגשות הן אל מול דרגי עובדים והן אל מול דרגי הנהלה.

 כיצד ניתן להגיש תלונה ?

כל עובד שמגיש תלונה כלפי גורם אחר בעמותה נמצא במצב מורכב,  מצד אחד רגש המחויבות לארגון, האכפתיות, הרצון לדווח על אירוע בלתי תקין או בלתי מוסרי ומצד שני חשש שהארגון או מי ממנהלי בארגון יתנכלו לו במידה וייודע דבר התלונה.

החשש מאיבוד המשרה, החשש מפגיעה בשם הטוב, העדר הרצון ל"הלשין" על עמית לעבודה כל אלו מהווים חסם שיש צורך לקחת בחשבון בעת קביעת מדיניות הטיפול בתלונות עובדים.

 

  • ישנן עמותות שהציבו "תיבת תלונות" – המאפשרת לכל עובד להכניס תלונה , אף בעילום שם.
  • העמותות אחרות פתחו תיבת דוא"ל – שבאמצעותה מתאפשר לשלוח תלונה.
  • ישנן עמותות שפרסמו "קו טלפון ייעודי" – להשארת הודעות קולית.

מניסיון רב שנים בתחום ניתן לומר כי כל חלופות אלו אינן טובות. העובדים לא מגישים תלונות באמצעים אלו, החשש שהתלונה תגיע לגורם הלא נכון ו/או מחשיפת מקור התלונה מונע פעמים רבות את הגשתה והתוצאה פגיעה משמעותית לכלי הבקרה העיקרי של הארגון במניעה וטיפול באירועי הונאות או מעילות.

שימוש במערכת קו חם לקבלת דיווחים מעובדים

על מנת לתת מענה אמיתי לעמותות ולחברי ועדות הביקורת בתאגידים ללא כוונת רווח, הקימה מערכת קו חם מנגנון ייחודי, מקצועי האחראי על קבלת תלונות עובדים.  כל הפניות מגיעות לגורם אובייקטיבי, חיצוני לארגון, המחוייב בשמירה על חסיון התלונה וחסיון שמו של העובד.

המערכת מאפשרת הגשת תלונה בעילום שם, בשפת האם של העובד (עברית, אנגלית, ערבית, רוסית)

המערכת מאפשרת ניתוב של פרטי התלונה לגורם המקצועי המתאים ביותר בכל אירוע ואירוע

לדוגמא:

  • תלונות בנושא פגיעה מינית – יועברו לממונה על הטרדות מיניות
  • תלונות בחשד למעילות והונאות של עובדים – יטופלו בשיתוף פעולה עם הנהלת העמותה
  • תלונות בחשד למעילות והונאות של מנהלים– יטופלו בשיתוף עם הוועד מנהל
  • תלונות כנגד ספקים / לקוחות – יטופלו בשיתוף פעולה עם ההנהלה 

דיווח, מעקב ובקרה של ועדת הביקורת 

לאור המחויבות של ועדת הביקורת, לקבוע מדיניות בכל הקשור לטיפול בתלונות לעובדים, מערכת קו חם מבצעת דיווח שוטף לוועדת הביקורת, בהתאם לדרישות הרגולטוריות ולצורך בקרה ופיקוח על יישום מדיניות שנקבעה.

  • דיווח מיידי – בכל מקרה ובו התקבלה תלונה ונמצא חשש שמדור בתלונה מוצדקת.
  • דיווח תקופתי – שוטף אחת לרבעון / חציון בכל הקשור לתלונות שהתקבלו וממצאי הבדיקה שבוצעו.

להצטרפות ל- קו חם לעמותות 

 

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן